<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN">
<HTML><HEAD>
<META http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=iso-8859-1">
<META content="MSHTML 6.00.2800.1106" name=GENERATOR>
<STYLE></STYLE>
</HEAD>
<BODY bgColor=#ffffff>
<DIV><FONT face=Arial color=#0000ff size=2>Great advice from Gustav and 
Andy - with this client I think the spec is going to be an absolute 
must.....w</FONT><FONT face=Arial color=#0000ff size=2>ithout it, how 
will you agree that the system (as commissioned) has been delivered? It's 
going to be as much for you as them - they could keep coming back to you 
otherwise and that could prove very costly if you have a penalty clause. (and 8% 
sounds way too high.....)</FONT></DIV>
<DIV><FONT face=Arial color=#0000ff size=2></FONT> </DIV>
<DIV><FONT face=Arial color=#0000ff size=2>Kath</FONT></DIV>
<BLOCKQUOTE 
style="PADDING-RIGHT: 0px; PADDING-LEFT: 5px; MARGIN-LEFT: 5px; BORDER-LEFT: #0000ff 2px solid; MARGIN-RIGHT: 0px">
  <DIV style="FONT: 10pt arial">----- Original Message ----- </DIV>
  <DIV 
  style="BACKGROUND: #e4e4e4; FONT: 10pt arial; font-color: black"><B>From:</B> 
  <A title=gustav@cactus.dk href="mailto:gustav@cactus.dk">Gustav Brock</A> 
  </DIV>
  <DIV style="FONT: 10pt arial"><B>To:</B> <A title=accessd@databaseadvisors.com 
  href="mailto:accessd@databaseadvisors.com">Access Developers discussion and 
  problem solving</A> </DIV>
  <DIV style="FONT: 10pt arial"><B>Sent:</B> Wednesday, October 01, 2003 6:04 
  PM</DIV>
  <DIV style="FONT: 10pt arial"><B>Subject:</B> Re: [AccessD] Project Official 
  Start</DIV>
  <DIV><BR></DIV>Hi Hadyn<BR><BR>This "yes" is nothing more than a "Declaration 
  of Intention" which on<BR>its own has some value though not being an 
  agreement.<BR><BR>I would not sign or negotiate anything before specs are 
  settled as<BR>these are the foundation for any further discussion. Whether you 
  or<BR>the client carries the cost for writing the specs doesn't 
  matter.<BR><BR>Then, don't accept 8%. Where does this figure come from? If you 
  can't<BR>avoid it, go for 3% for each 14 days so you can reach a compromise 
  at<BR>about 5% each 10 days (which, by the way, is just as arbitrary as 
  3%<BR>or 8% or 1 or 2 weeks). Further, only major missing items from 
  the<BR>specs (do include a list of these in the final agreement) 
  should<BR>release this penalty, not minor tweaks as correction of 
  spelling<BR>errors in menu items and the like. <BR><BR>Also, have a firm 
  agreement on how long time the client can use for<BR>approving your app after 
  you have installed a revised version. And, if<BR>the client cannot approve it, 
  he has to specify in writing exactly<BR>what is missing according to the 
  specs. If he delays this action, the<BR>same amount of days are added to your 
  11 weeks up to a maximum of,<BR>say, one week per approval after which your 
  app will be regarded as<BR>approved whether the client has signed or 
  not.<BR><BR>/gustav<BR><BR><BR>> When do you say a project has 
  started?  I have a client that has said 'Yes'<BR>> to a project, but 
  has not signed off the spec, or the quote, and now wants<BR>> to negotiate 
  penalty clauses before they sign (if we don't deliver on time<BR>> to the 
  proposed end date (11 weeks from start of project) they reduce total<BR>> 
  payment by 8% for each full week we are late).  I have managed to get 
  them<BR>> to exclude Acts of God etc, and have suggested that if they are 
  to blame for<BR>> the delay we should be allowed to charge them for the 
  extra time.<BR><BR>> Any thoughts?<BR><BR>> Kind regards<BR>> 
  Hadyn<BR><BR>_______________________________________________<BR>AccessD 
  mailing list<BR><A 
  href="mailto:AccessD@databaseadvisors.com">AccessD@databaseadvisors.com</A><BR><A 
  href="http://databaseadvisors.com/mailman/listinfo/accessd">http://databaseadvisors.com/mailman/listinfo/accessd</A><BR>Website: 
  <A 
  href="http://www.databaseadvisors.com">http://www.databaseadvisors.com</A><BR></BLOCKQUOTE></BODY></HTML>